Communication and collaboration technology use at the digital workplace : antecedents, use processes, and consequences

Abstract

Our world is becoming more and more digital and interconnected. Particularly new communication and collaboration technologies have changed the way we go about our daily life and work. Several technological and social developments are the driving forces for this change. On the one hand, technological advancements, such as portable devices, fast infrastructure, and constantly available software applications, transform the way employees communicate, collaborate, and transfer knowledge. On the other hand, social developments, such as an increase in knowledge-intense jobs and a workforce that has grown accustomed to increasingly modern and innovative technology from their private lives, contribute to the development. Further, during the COVID-19 pandemic, digital work and the use of communication and collaboration technology has increased unlike anything seen before. It is the organizations’ responsibility to care for their employees and leave no one behind in this transformation process of work as we know it. Yet, the management of increasingly complex portfolios of digital technologies, comprised of privately-owned and business-owned components, confronts individuals, IT departments, and management with challenges. To address them, organizations and individuals need to broaden their understanding of how and why employees use digital technologies and learn about the associated outcomes.

Information Systems research has long been concerned with understanding digital technology use, which is among the most researched topics of the discipline. Research results on technology use have been summarized along the three categories antecedents, use process, and outcomes Antecedents describe factors that influence use. Insights into use processes provide us with details of how technology is used in practice. Use outcomes comprise different factors that can be positively or negatively affected by using technology, such as performance or stress. Within the field, a subset of studies has specifically focused on communication and collaboration technology. Yet, in light of the rise in ubiquitous digital work and the challenges that come with it, further investigation into this subject is necessary. This dissertation aims at providing novel insights into the use of communication and collaboration technology for organizations and individuals across the three categories: antecedents, use processes, and outcomes.

In Chapter 2, this dissertation deals with important antecedents of use decisions of communication and collaboration technology. Chapter 2.1 does so by identifying factors that drive the choice of digital technologies in the context of knowledge transfer. Chapter 2.2 analyzes rationales for using privately-owned technology for business purposes based on a risk-benefit perspective. Chapter 3 analyzes individual use processes of communication and collaboration technology in more detail using digital trace data and user interviews. Different heterogeneous user roles are derived from the data in Chapter 3.1. Second, user behavior over time and the effect of external events on such behavior are examined (Chapter 3.2). Chapter 4 presents insights on outcomes of use behavior, particularly adverse outcomes. Insights are provided on the role of individual appraisal in the relationship between communication and collaboration technology use and associated stress (Chapter 4.1). Second, outcomes of the use of mixed IT portfolios comprised of privately-owned and business-owned components are investigated (Chapter 4.2).

In summation, this dissertation contributes to the rich body of knowledge on technology use. It broadens our understanding of why communication and collaboration technologies are used, how they are used, and what consequences arise from their use. Thus, insights are provided to practitioners on how to manage technology use in a human-centered way while considering the risks of technology use and reaping its multifaceted benefits. The results of this dissertation may inspire future research on a topic that is potentially more relevant today than ever before.

Unsere Welt wird immer digitaler und vernetzter. Insbesondere neue Kommunikations- und Kollaborationstechnologien haben unser tägliches Leben und unsere Arbeit verändert. Mehrere technologische sowie gesellschaftliche Entwicklungen sind die treibenden Kräfte für diesen Wandel. Einerseits verändern technologische Fortschritte, wie tragbare Endgeräte, schnelle Infrastruktur und ständig verfügbare Softwareanwendungen, die Art und Weise, wie Mitarbeiter kommunizieren, zusammenarbeiten und Wissen übertragen. Andererseits tragen gesellschaftliche Entwicklungen dazu bei, wie die Zunahme wissensintensiver Arbeitsplätze und Arbeitnehmende, die immer modernere und innovativere Technologien aus ihrem Privatleben gewohnt sind. Darüber hinaus ist die digitale Arbeit und der Einsatz von Kommunikations- und Kollaborationstechnologien während der COVID-19-Pandemie gestiegen, wie nie zuvor. Es liegt in der Verantwortung der Organisationen für ihre Mitarbeiter zu sorgen und in diesem Transformationsprozess der Arbeit niemanden zurückzulassen. Das Management von immer komplexer werdenden IT-Portfolios, die aus privaten und unternehmenseigenen Komponenten bestehen, stellt IT-Abteilungen und Geschäftsführungen jedoch vor große Herausforderungen. Um sie anzugehen, müssen Organisationen und Einzelpersonen ihr Verständnis dafür erweitern, wie und warum Mitarbeitende Technologien einsetzen und lernen, welche individuellen Auswirkungen mit der Nutzung einhergehen.

Die Forschung der Wirtschaftsinformatik beschäftigt sich seit langem mit dem Verständnis von Technologienutzung. Forschungsergebnisse zur Technologienutzung wurden entlang der drei Kategorien: Einflussfaktoren auf Nutzung, Nutzungsprozesse und Auswirkungen von Nutzung zusammengefasst. Einflussfaktoren beeinflussen die Nutzung und die Nutzungsweise von Technologien. Erkenntnisse zu Nutzungsprozessen liefern ein tieferes Verständnis zum Einsatz von Technologie. Auswirkungen von Nutzung umfassen dagegen verschiedene Faktoren, die durch den Einsatz von Technologie positiv oder negativ beeinflusst werden, wie Produktivität oder Stress. Eine Teilmenge an Studien beschäftigt sich dabei speziell mit Kommunikations- und Kollaborationstechnologien. Angesichts der rasanten Verbreitung von digitaler Arbeit und den damit verbundenen Herausforderungen sind jedoch weitere Untersuchungen zu diesem Thema erforderlich. Diese Dissertation zielt darauf ab, Organisationen und Einzelpersonen neue Einblicke in den Einsatz von Kommunikations- und Kollaborationstechnologien zu ermöglichen.

In Kapitel 2 werden zunächst wichtige Einflussfaktoren der Nutzungsentscheidungen von Kommunikations- und Kollaborationstechnologien diskutiert. Kapitel 2.1 identifiziert dazu Faktoren, die die Wahl digitaler Medien im Kontext des Wissenstransfers bestimmen. Kapitel 2.2 analysiert die Gründe für die Nutzung privater Technologie für geschäftliche Zwecke anhand einer Risiko-Nutzen-Perspektive. Kapitel 3 analysiert die individuellen Nutzungsprozesse von Kommunikations- und Kollaborationstechnologien anhand digitaler Logdaten und Nutzerinterviews genauer. Zunächst werden aus den Daten verschiedene heterogene Benutzerrollen abgeleitet (Kapitel 3.1). Außerdem wird das Nutzungsverhalten im Zeitverlauf und die Auswirkung externer Ereignisse auf dieses Verhalten untersucht (Kapitel 3.2). Erkenntnisse zu den Folgen des Nutzungsverhaltens werden in Kapitel 4 präsentiert, wobei insbesondere auf negative Folgen eingegangen wird. Zunächst werden Einblicke in die Rolle der individuellen Bewertung der Nutzung von Kommunikations- und Kollaborationstechnologien und dem Zusammenhang mit Stress gegeben (Kapitel 4.1). Zweitens wird der Einsatz von IT-Portfolios, die aus privaten und unternehmenseigenen Komponenten bestehen, untersucht (Kapitel 4.2). Die Ergebnisse deuten darauf hin, dass dies eine Quelle von Unzuverlässigkeit ist, wenn die Portfoliointegration gering ist.

Zusammenfassend trägt diese Dissertation zum reichhaltigen Wissen über Technologienutzung bei. Sie erweitert unser Verständnis dafür, warum Kommunikations- und Kollaborationstechnologien verwendet werden, wie sie verwendet werden und welche Konsequenzen sich aus ihrer Nutzung ergeben. Dadurch erhalten Praktiker Einblicke, die für das menschenzentrierte Management von Technologienutzung wichtig sind und deren Risiken sowie vielfältige Vorteile berücksichtigen. Die Ergebnisse dieser Dissertation sollen auch die zukünftige Forschung zum Thema, das heute potenziell relevanter ist als je zuvor, inspirieren.